Kebijakan Privasi (Privacy Policy)
Panduan transparansi pengumpulan, pemrosesan, dan perlindungan data pribadi karyawan pengguna aplikasi HRIS Mobile.
1 Januari 2026
28 September 2026
com.chronos.hrismobile
Tim HRIS & Universal IoT
Pendahuluan
Selamat datang di HRIS Mobile ("Aplikasi"). Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, memproses, dan melindungi data pribadi karyawan dan pengguna yang menggunakan aplikasi HRIS Mobile yang terhubung dengan sistem internal di https://hris.universal-iot.com.
Kebijakan ini disusun untuk memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Republik Indonesia, khususnya Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), serta kebijakan privasi pengembang dari Google Play Store dan Apple App Store.
Dengan mengunduh, memasang, dan/atau menggunakan Aplikasi ini, Anda menyatakan bahwa Anda telah membaca, memahami, dan menyetujui pengumpulan dan penggunaan informasi Anda sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini.
Informasi dan Data yang Kami Kumpulkan
Untuk mendukung fungsi operasional ketenagakerjaan dan manajemen sumber daya manusia (SDM), Aplikasi mengumpulkan kategori data berikut:
Informasi Pribadi: Nama lengkap, Nomor Induk Karyawan (NIK / Employee ID), alamat email perusahaan/pribadi, nomor telepon, alamat domisili, foto profil/avatar.
Informasi Pekerjaan: Jabatan/posisi, divisi/departemen, status kepegawaian, penempatan kerja, serta data pimpinan/atasan langsung (approver).
Catatan Waktu: Tanggal dan jam masuk kerja (clock-in / check-in), jam pulang (clock-out / check-out), durasi jam kerja harian, dan ringkasan keterlambatan.
Koreksi Absensi: Riwayat pengajuan revisi absensi, catatan alasan, serta berkas bukti pendukung.
Permohonan Cuti: Tanggal mulai cuti, tanggal selesai cuti, tipe cuti (Cuti Tahunan, Izin Sakit, Izin Khusus, Cuti Melahirkan, Cuti Duka, dll.), jumlah hari, serta alasan permohonan.
Status Persetujuan: Riwayat persetujuan atau penolakan oleh atasan dan HR, catatan peninjauan, serta kuota sisa cuti.
Lampiran Pendukung: Berkas atau foto surat keterangan dokter (pada izin sakit), surat tugas, atau dokumen pendukung lainnya yang diunggah oleh pengguna.
Identifikasi Perangkat: Model perangkat, versi sistem operasi (Android / iOS), resolusi layar, bahasa perangkat.
Data Notifikasi: OneSignal Player ID atau push notification token perangkat untuk mengirimkan notifikasi status pengajuan izin dan pengumuman.
Log Jaringan & Keamanan: Alamat IP saat melakukan panggilan API ke server, waktu akses, serta status respons jaringan untuk audit keamanan.
Token Sesi: Token autentikasi sesi login yang disimpan secara terenkripsi pada perangkat menggunakan penyimpanan aman bawaan (Expo SecureStore / Android EncryptedSharedPreferences / iOS Keychain). Kami tidak menyimpan password akun dalam bentuk teks polos (plaintext).
Izin Akses Perangkat (Device Permissions)
Aplikasi HRIS Mobile meminta izin perangkat tertentu hanya ketika fitur terkait digunakan:
| Izin Perangkat | Kategori | Alasan Penggunaan |
|---|---|---|
Kamera CAMERA | Opsional | Digunakan ketika karyawan mengambil foto surat sakit atau dokumen bukti secara langsung untuk lampiran permohonan cuti / koreksi absensi. |
Penyimpanan / Foto READ_EXTERNAL_STORAGE / Photo Library | Opsional | Digunakan ketika karyawan memilih berkas PDF atau foto bukti pendukung dari galeri dokumen perangkat. |
Notifikasi POST_NOTIFICATIONS | Dianjurkan | Digunakan untuk mengirimkan notifikasi real-time terkait persetujuan cuti, pengingat absensi, serta pengumuman penting perusahaan. |
Akses Jaringan INTERNET & ACCESS_NETWORK_STATE | Wajib | Diperlukan untuk sinkronisasi data presensi dan permohonan cuti dengan server https://hris.universal-iot.com. |
Catatan: Anda dapat mengizinkan atau menolak izin kamera dan notifikasi kapan saja melalui menu Pengaturan (Settings) pada perangkat Anda. Penolakan izin kamera mungkin menyebabkan Anda tidak dapat mengunggah lampiran foto secara langsung.
Tujuan Penggunaan Data
Kami menggunakan data yang dikumpulkan semata-mata untuk keperluan operasional perusahaan dan hubungan ketenagakerjaan, antara lain:
Autentikasi & Verifikasi Akun
Memastikan identitas karyawan yang sah untuk mengakses sistem internal HRIS.
Pencatatan Presensi Karyawan
Menghitung jam kerja, kehadiran, keterlambatan, dan lembur untuk pelaporan absensi kerja.
Manajemen Cuti & Izin
Memproses alur kerja (approval workflow) pengajuan cuti kepada atasan dan tim HRD.
Notifikasi Operasional
Mengirimkan pemberitahuan status permohonan cuti, pengingat pengisian absensi, atau broadcast informasi perusahaan.
Kepatuhan Hukum & Audit
Memenuhi ketentuan regulasi ketenagakerjaan dan standar pelaporan ketenagakerjaan di Indonesia.
Keamanan Sistem
Mencegah kecurangan absensi, akses tanpa izin, dan menjaga keandalan infrastruktur server.
Kami tidak pernah dan tidak akan pernah menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi karyawan kepada pihak ketiga untuk kepentingan periklanan atau komersial.
Berbagi Data dengan Pihak Ketiga (Third-Party Services)
Data pribadi Anda hanya dibagikan kepada penyedia layanan pihak ketiga terpercaya yang secara langsung mendukung operasional Aplikasi:
Digunakan untuk pengiriman notifikasi instan ke perangkat pengguna.
Data yang dibagikan: ID perangkat / push token, ID pengguna (alias non-sensitif).
Kebijakan Privasi OneSignalSeluruh data utama, basis data karyawan, catatan absensi, dan dokumen lampiran disimpan dan dikelola pada server internal universal-iot.com dengan protokol keamanan berstandar industri.
Penyimpanan dan Keamanan Data (Data Storage & Security)
Keamanan data Anda adalah prioritas utama kami. Kami menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasional yang ketat:
Enkripsi dalam Perjalanan (In-Transit)
Seluruh komunikasi antara Aplikasi HRIS Mobile dan server menggunakan protokol enkripsi aman HTTPS / TLS (Transport Layer Security).
Penyimpanan Aman pada Perangkat
Token sesi dan kredensial login disimpan menggunakan hardware-backed keystore (iOS Keychain dan Android Keystore/EncryptedSharedPreferences) melalui Expo SecureStore.
Pembatasan Akses (Role-Based Access Control)
Data karyawan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang (karyawan bersangkutan, atasan langsung untuk fungsi persetujuan, dan tim HR/Administrator sistem).
Enkripsi Penyimpanan Server (At-Rest)
Berkas dokumen dan basis data disimpan pada server terlindung dengan enkripsi media penyimpanan dan firewall jaringan.
Retensi Data (Data Retention)
Kami menyimpan data pribadi Anda selama Anda berstatus aktif sebagai karyawan perusahaan, atau selama diperlukan untuk memenuhi tujuan yang disebutkan dalam Kebijakan Privasi ini.
Setelah hubungan kerja berakhir:
- Data catatan absensi dan riwayat cuti dapat disimpan selama jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan peraturan ketenagakerjaan dan perundang-undangan perpajakan di Indonesia (umumnya 5 hingga 10 tahun untuk keperluan audit legal dan penggajian).
- Akses akun pada Aplikasi HRIS Mobile akan dinonaktifkan secara otomatis.
- Setelah batas waktu retensi hukum terpenuhi, data akan dihapus secara permanen atau dianonimisasi.
Hak-Hak Pengguna (User Rights & Data Deletion)
Sesuai dengan UU Pelindungan Data Pribadi (UU PDP No. 27/2022) dan pedoman Google Play / Apple App Store, Anda memiliki hak-hak berikut:
1. Hak Akses & Pembaruan
Anda dapat melihat dan memperbarui sebagian informasi profil pribadi Anda langsung melalui menu Profil di Aplikasi.
2. Hak Perbaikan Data
Jika terdapat kesalahan pada catatan absensi atau identitas, Anda dapat mengajukan fitur Koreksi Absensi atau menghubungi tim HRD perusahaan.
3. Hak Penarikan Izin
Anda dapat mematikan izin notifikasi atau kamera kapan saja melalui pengaturan sistem perangkat (Device Settings).
Karyawan yang telah mengakhiri masa kerja atau ingin mengajukan permohonan penghapusan data akun dapat menghubungi Administrator HRD perusahaan atau mengirimkan permohonan tertulis melalui email:
* Tim teknis dan HR akan memverifikasi identitas Anda dan memproses penonaktifan akun serta penghapusan data yang tidak wajib disimpan oleh peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan dalam waktu 14 (empat belas) hari kerja.
Privasi Anak-Anak (Children's Privacy)
Aplikasi HRIS Mobile ditujukan secara eksklusif untuk karyawan perusahaan yang telah memenuhi syarat usia kerja menurut hukum yang berlaku di Indonesia (usia 18 tahun ke atas). Aplikasi ini tidak ditujukan untuk anak-anak di bawah usia 13 tahun, dan kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi dari anak-anak.
Perubahan Kebijakan Privasi
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perubahan operasional, fitur aplikasi, atau peraturan hukum yang berlaku.
Perubahan signifikan akan diinformasikan kepada Anda melalui:
- Notifikasi push pada Aplikasi HRIS Mobile, atau
- Pengumuman pada halaman profil Aplikasi atau web portal di https://hris.universal-iot.com.
Tanggal pembaruan terakhir di bagian atas dokumen ini akan selalu diperbarui saat revisi diterbitkan.
Kontak dan Informasi Pengaduan
Jika Anda memiliki pertanyaan, komentar, keluhan, atau permohonan terkait Kebijakan Privasi dan pengelolaan data pribadi Anda, silakan hubungi kami melalui:
- Nama Entitas
- Tim Manajemen HRIS – Universal IoT / Chronos
- Website Utama
- https://hris.universal-iot.com
- Halaman Kebijakan Privasi Resmi
- https://hris.universal-iot.com/privacy-policy
- Lokasi Kantor
- Jakarta, Indonesia
- Email Kontak Privasi / DPO
- privacy@universal-iot.com
- Email Layanan HRD
- hr@universal-iot.com